発言が少ない原因
企業にはプロジェクトの進行状況の確認や新しいアイディアを募るような会議、定期的に開かれる会議まで様々な内容で会議が開かれています。とはいえ、いざ会議をはじめてみたはいいものの出席者の発言がなかったり、発言したとしても同じ人物による発言だったりと、なかなか進展しない会議は珍しくありません。なぜこのようなケースが生まれてしまうのでしょうか。
様々な理由の1つとして、日本人の性格によるものが挙げられます。海外では他者の意見を尊重し、自分の意見をもつような文化である一方、日本は「和を重んじる」という言葉に代表されるように、他者との協調性を重要視します。
敵対することなく相手の意見を尊重するという意味では、大変素晴らしい文化ではありますが、会議の場にそのような価値観をもってきてしまっては「共感」だけで話が終わってしまいます。とりわけ新規プロジェクトでは沢山の意見がほしいはずです。
ほかにも、出席者の配置にも発言が少なくなってしまう場合もあります。そこで、有意義な会議になるために必要なポイントをご紹介していきます。
会議がうまくいくポイントとは
会議を始める前にその内容について出席者全員が理解していなければなりません。
まずは、どのようなテーマで会議を開くのか、その理由、データなどをあらかじめ配布しておき、会議の場で考えるのではなく、会議を開く前に意見を準備しておくよう出席者に周知しておくと、会議当日の発言も増えるでしょう。
また、出席者のなかには「アイディアはもっているが、皆を納得させる根拠を呈示しろいわれたらできない…」と控えめになってしまう方もいます。そのため、会議の場を「コの字形式」に仕上げ、中立的な立場を務める「進行役」を決めることをおすすめします。
質問や確認事項について出席者全員に聞くことだけでなく、意見を提出した方の発言が皆に届かなかった場合でも、進行役が再度「意見はこれです」と全体に伝わるようにまとめてくれます。
貸し会議室も1つの手
会議のテーマが難しければ、進行役の存在があってもゴールにたどり着くことが困難なケースも。そこで、貸し会議室の利用も1つの手として視野に入れてみてください。
貸し会議室は、利用時間が決まっています。これは会議の時間はムダにできないことを意味しています。出席者に八波をかけるだけなく、あえて貸し会議室を利用することで会議への参加が決まった社員に、重要な会議であることを伝える意味も含みます。
今まで、会議に出席しても良い結果にならなかったと感じている方は、一度貸し会議室の利用を検討してみてください。
